日本で就職活動をしていると、面接の日程変更や選考辞退、当日の遅刻など、企業へ連絡する場面があります。外国人の方にとっては、日本のビジネスメールや電話での伝え方が難しいこともあるでしょう。
大切なのは、「早く・正確に・丁寧に」連絡することです。
・面接の日程を変更したい場合
変更が必要になったら、できるだけ早く企業へ連絡しましょう。お詫びを伝えたうえで、都合のよい日時を複数提示するとスムーズです。
「大変申し訳ございませんが、〇月〇日の面接について、日程を変更させていただくことは可能でしょうか。下記の日程でしたら調整可能でございます。
・〇月〇日 〇時～
・〇月〇日 〇時～
お手数をおかけしますが、ご確認いただけますと幸いです。」
・面接を辞退する場合
辞退を決めたら、できるだけ早く企業へ連絡しましょう。詳しい理由を長く説明する必要はありません。
「大変恐縮ではございますが、一身上の都合により、今回の選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました。お時間をいただいたにもかかわらず、申し訳ございません。」
・面接に遅れそうな場合
遅れる可能性が分かった時点で、すぐに企業へ連絡しましょう。特に面接開始後に連絡するのではなく、事前に伝えることが重要です。
電話では、名前、面接時間、遅れる理由、到着予定時間を簡潔に伝えます。
「本日〇時から面接のお時間をいただいております、〇〇と申します。大変申し訳ございませんが、〇〇のため、到着が〇分ほど遅れる可能性がございます。ご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございません。」
・電話とメール、どちらを使う？
面接直前の変更や遅刻など、緊急性が高い場合は電話で連絡するのがおすすめです。
日程変更や選考辞退など、時間に余裕がある場合はメールでも問題ありません。ただし、企業から連絡方法を指定されている場合は、その方法に従いましょう。
・外国人の方が注意したいポイント
1. 問題が分かったら早めに連絡する
2. 最初にお詫びを伝える
3. 状況と希望を簡潔に説明する
4. 丁寧な敬語を使う
5. 重要な連絡は返信があるか確認する
・まとめ
面接では、受け答えだけでなく、企業との連絡も重要です。「早く連絡する」「簡潔に伝える」「丁寧にお詫びする」の3点を意識すれば、急な変更やトラブルにも落ち着いて対応できます。
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「企業への連絡方法が分からない」「日本のビジネスマナーが不安」という方も、ぜひお気軽にご相談ください。